Quem deve pagar a conta?

Dinheiro na mão é tentação, profetiza uma velha canção. No caso de viagens de negócios, se gastos indevidos já são problemas quando os dispêndios saem do bolso do profissional, a coisa fica mais preta se o dinheiro pertencer às empresas.

Não por acaso, especialistas em controles recomendam evitar a prática de adiantamentos financeiros para viagens. É que ao contrário do que muitos pensam, fornecer cartão de crédito ao funcionário que viaja traz muito mais benefícios que riscos. Não só elimina movimentações antecipadas de dinheiro, como permite melhor rastreabilidade dos gastos. Por que isso?

Um grupo, felizmente pequeno, se aproveita da frouxidão de controles para desvios de conduta – ou, dando nome aos bois, fraudes – que cedo ou tarde são identificados por meio de auditorias cada dia mais sofisticadas. Com receio de danos à imagem, muitas empresas varrem esses incidentes para debaixo do tapete e preferem fingir que não aconteceram. Estatísticas norte-americanas falam em pelo menos uma fraude em cada mil despesas referentes a viagens apresentadas.

Durante a convenção da National Business Travel Association (NBTA), em San Diego, em 2009, o assunto mereceu atenção de especialistas como Craig Fearon, da CyberShift, e Jesal Meswani, da MasterCard. Eles revelaram que dois fatores incentivam desvios: crises econômicas e uma velha conhecida, a oportunidade associada à percepção de impunidade.

Exemplos dados pelos apresentadores: cobrança de valores inflados que tapeiam sistemas automáticos de aprovação ou políticas de viagens inexistentes ou frouxas. Reembolso de itens pessoais como cigarros (neste caso, o infrator respondeu na maior cara de pau: "eu fumo e a empresa que pague pelos cigarros quando viajo a serviço").

Há casos de despesas, por vezes insignificantes, mas igualmente indevidas como faturas de hotéis caninos, lançadas como hospedagem ("com quem deixar meu cachorro durante a ausência?). Quer mais? Hospedagens que incluem generosamente todos os membros da família.
Cobrança de cruzeiros marítimos ao Caribe. Contas de celulares que misturam trabalho com gastos telefônicos de toda a família. Alimentação que se estende a amigos e namorada. O mesmo recibo lançado em três relatórios diferentes. E, incrível, um pedido de reembolso por teste de gravidez (não se sabe se a consumação ocorreu, de fato, durante uma viagem profissional).

Fraudes em reembolsos costumam se dividir em quatro tipos. Primeiro, a classificação imprópria, como levar um amigo para jantar e depois cobrar como "prospecção de novos negócios". A seguir vêm os exageros nos gastos, como apresentar recibo de táxi para percurso que custa quatro vezes menos. O terceiro tipo engloba despesas fictícias, como gerar fatura de hotel no computador de casa. E o quarto: apresentar o mesmo reembolso várias vezes, como o mesmo tíquete de avião em meses diferentes.

Como evitar? O tema é tão extenso que merece uma nova coluna. Mas fica a dica: a solução passa por tecnologia. A capacidade de controlar manualmente a aderência do viajante às políticas de viagens está perdendo a batalha diante do crescimento exponencial das viagens de negócios.