Novos tempos para os eventos
A gestão de eventos, principalmente os de grande porte, deixou de ser apenas uma questão de organização e logística entregue a especialistas. Não se trata mais daquela disputa de um mundaréu de pequenos prestadores de serviços pela realização de encontros, convenções e congressos dos clientes corporativos. Hoje esse grupo de gente bem intencionada foi substituído por uma indústria madura e em ascensão, e que se sustenta cada vez mais em uma sofisticada tecnologia de ponta em contínuo processo de evolução.
Neste novo mercado, convivem variados fornecedores, com metodologias e processos para todos os tipos de necessidades e empresas. Há os tradicionais, que souberam incorporar a tecnologia de eventos aos serviços oferecidos. Mas também participam os que oferecem ferramentas, desde as mais simples como o registro de participantes, até as completas, voltadas a reuniões estratégicas, ou as que incluem o desenvolvimento de aplicações para equipamentos móveis.
Em contrapartida, a presença maciça desta tecnologia avançada em eventos exige das empresas não só maiores investimentos, mas também aprimorados conhecimentos técnicos. O novo contexto requer agora processos de avaliação, seleção e compras mais complexos . Não se trata apenas de aperfeiçoar os contratos de prestação de serviços com cláusulas de incentivos ou multas, ou ainda criar requisições de propostas (RFPs) mais sofisticadas. Há aqui uma questão vital.
O maior desafio hoje está no campo da integração de sistemas. Ou seja, é preciso assegurar que a nova tecnologia que embarca através de produtos e serviços dos fornecedores de eventos se incorpora sem entrar em conflito com o ecossistema tecnológico pré-existente nas empresas. As novas soluções precisam conversar com as antigas siglas, verdadeiros animais que pertenciam a outro zoológico que atendem por nomes como ERP (enterprise resource planning), CRM (customer relationship management) ou EMS (expense management system), entre outros. São sistemas que envolveram significativos recursos e tempo, muitos deles desenvolvidos dentro das empresas, o que exige soluções sob medida. Se isso já soa como notícia ruim, eis outra pior: os grandes clientes querem que esta integração ocorra não apenas localmente, mas de forma global.
Moral da história: a integração tecnológica ampliou o círculo de executivos envolvidos nas decisões de compra, exigindo reuniões técnicas adicionais. Por isso, não apenas gestores de viagens, profissionais de compras ou de marketing vão sentar-se à mesa de negociações com os fornecedores. Cada vez mais profissionais que se apresentam com títulos como CIO (chief information officer) ou membros da tropa de especialistas em tecnologia da informação (TI) farão parte da conversa. São eles que vão determinar se é possível integrar as tecnologias de eventos com as ferramentas corporativas instaladas. Este é um novo tempo. Por isso, não basta só entender de eventos. Agora, é preciso também conquistar e levar em consideração a avaliação deste novo grupo, que está progressivamente ganhando importância na seleção de fornecedores.
*Este texto foi publicado originalmente na coluna Viagens de Negócio, de Fábio Steinberg, no dia 24 de julho de 2013, no Diário do Comércio da Associação Comercial de São Paulo.