Eventos sem mistérios
Um dos maiores benefícios da disseminação da computação é a democratização dos recursos técnicos, com a consequente quebra de tabus operacionais. Antes acessível a poucos, o barateamento da computação disponibilizou serviços para mais gente e situações, decretando o fim de caixas-pretas misteriosas, controladas por pseudomágicos que faziam da mística o seu maior ganha pão.
Um dos últimos desses territórios antes restritos a iniciados no ramo é a organização de eventos corporativos, principalmente os de grande porte. Até recentemente, as empresas enfrentavam reduzidas opções. A primeira era controlar seus eventos em planilhas Excel, computador ou pen drive. Neste modelo as informações são administradas de forma isolada, ou seja, não interagem umas com as outras. A alternativa que restava era ou investir em modelos próprios, afastando-se do core business, ou depender de empresas especializadas habituadas a vender caro seu expertise.
Felizmente, a situação começa a ceder lugar a ferramentas práticas que permitem administrar com qualidade os eventos de qualquer porte. Um bom exemplo é o DMC Performa, serviço que viabiliza o acesso a informações de diversas atividades administrativas e áreas envolvidas na realização de um evento corporativo. E não são poucas. Do orçamento aos serviços, da contabilização e rateio de custos às cartas-convites e hotsites, há uma parafernália de interfaces e cuidados especiais que fazem a diferença entre o sucesso e o inferno astral.
"Os benefícios do nosso sistema são a redução de custos, otimizacão de staff, efetividade operacional, comunicação eficiente em tempo real de qualquer equipamento online, oferecendo uma visão estratégica ao gestor", diz Gabriela Alves, gerente comercial da DMC Performa. Ela esclarece que é possível integrar essa ferramenta aos demais sistemas da empresa, como ERP, SAP, Oracle, entre outros.
A partir do "briefing", a ferramenta permite fazer de tudo: gerar propostas, administrar concorrências, realizar a gestão orçamentária, dos serviços e dos pagamentos, ratear por centro de custos, criar hotsites, controlar o RSVP online, gerando relatórios gerenciais que se tornam mais completos junto com a evolução do evento.
"O que nos diferencia do mercado é atuarmos no segmento de eventos corporativos privados, enquanto os programas e sistemas disponíveis são em geral voltados para eventos abertos, onde o participante pode fazer a inscrição online, checar agenda, efetuar reserva em hotéis, comprar tickets aéreos", conclui Hélio Brito Jr., fundador da empresa.
*Este texto foi publicado originalmente na coluna Viagens de Negócio, de Fábio Steinberg, no dia 17 de outubro de 2012, no Diário do Comércio da Associação Comercial de São Paulo.